Zpracování a ochrana osobních údajů členů

Společenstvo českých optiků a optometristů z.s., se sídlem Opletalova 1337/29, 110 00 Praha 1, IČ: 45773092, zapsané ve spolkovém rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod sp.zn. L 2321 (dále jen „SČOO“), jako provozovatel webových stránek scoo.cz provozovaných na internetové adrese https://scoo.cz, si váží Vaší důvěry a současně ctí a respektuje nejvyšší standardy ochrany osobních údajů, včetně dodržování zásad a pravidel stanovených právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů (včetně nařízení Evropského parlamentu a Rady EU č. 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů).

Proto si Vás dovolujeme informovat o níže popsaném zpracování Vašich osobních údajů a zásadách ochrany soukromí (dále jen „Zásady“).

O čem Vás budeme v těchto Zásadách informovat?

Dozvíte se se zejména následující informace:

  • kdo je správcem Vašich osobních údajů;
  • jaké Vaše osobní údaje budeme zpracovávat;
  • pro jaké účely budeme Vaše osobní údaje zpracovávat, na základě, čeho je můžeme zpracovávat a zda je můžeme zpracovávat i bez Vašeho souhlasu;
  • po jakou dobu budeme Vaše osobní údaje zpracovávat;
  • komu dalšímu mohou být Vaše osobní údaje předány;
  • kdo jsou zpracovatelé Vašich osobních údajů
  • jaká máte práva ve vztahu k Vašim osobním údajům.

1. Kdo je správcem Vašich osobních údajů?

1.1 Správcem Vašich osobních údajů je Společenstvo českých optiků a optometristů z.s. se sídlem Opletalova 1337/29, 110 00 Praha 1, IČ: 45773092. Vaše osobní údaje bude zpracovávat dle níže uvedených podmínek.

2. Jaké Vaše osobní údaje budeme zpracovávat a jaký je právní základ zpracování osobních údajů?

2.1 Osobní údaje jsou zpracovány v rozsahu, v jakém je příslušný subjekt údajů správci poskytl, nebo které správce shromáždil jinak a zpracovává je v souladu s platnými právními předpisy či k plnění zákonných povinností správce.

2.2 Osobními údaji se rozumí informace o Vás, na základě, kterých Vás lze přímo či nepřímo identifikovat. SČOO zpracovává pouze osobní údaje, které nám poskytujete v souvislosti s členstvím v našem spolku nebo využíváním našich služeb.

2.3 Nejčastěji se jedná o údaje, které nám poskytnete v rámci Vašeho členství v našem spolku nebo při poskytování naších služeb:

jméno a příjmení;
datum narození;
email;
telefonní číslo;
adresa místa pobytu;
pracoviště a jeho adresa;
dokumenty prokazující odborné vzdělání.

2.4 Rovněž se jedná o údaje, které získáváme, když používáte naše služby nebo navštívíte naše webové stránky, a to:

podrobnosti o tom, jakým způsobem jste naši službu použili;
IP adresa;
soubory cookies;
a případně jiný online identifikátor (např. přihlašovací údaje).

2.5 Citlivé údaje, kterými se rozumí informace o Vás vypovídající o národnostním, rasovém nebo etnickém původu, politických postojích, členství v odborových organizacích, náboženství a filozofickém přesvědčení, odsouzení za trestný čin, zdravotním stavu a sexuálním životě subjektu údajů a genetický údaj subjektu údajů, nebo jakýkoli biometrický údaj, který umožňuje přímou identifikaci nebo autentizaci subjektu údajů, po Vás nepožadujeme a nejste povinni je poskytnout. Pokud tak učiníte, resp. poskytnete nám jakékoliv citlivé údaje, činíte tak dobrovolně dle vlastního uvážení.

3. Pro jaké účely budeme Vaše osobní údaje zpracovávat, na základě čeho je budeme zpracovávat a můžeme je zpracovávat i bez Vašeho souhlasu?

3.1 Hlavními účely, proč zpracováváme Vaše osobní údaje, jsou:

  • abychom mohli vést seznam členů spolku a běžnou, každodenní činnost spolku vůči jeho členům;
  • abyste mohli plně využívat služeb, o které jste projevili zájem – jedná se o osobní údaje, které nám poskytnete a které získáváme, když používáte naše služby;
  • abychom mohli zajistit a neustále zlepšovat funkčnost a bezpečnost Webových stránek a služeb na nich poskytovaných, včetně zajištění bezpečnosti Vašich osobních údajů – jedná se o osobní údaje, které získáváme, když používáte naše služby;
  • abychom mohli zajistit budoucí komunikaci.

3.2 Vaše osobní údaje dále zpracováváme pro následujícími účely:

  • zlepšování kvality našich služeb, jejich obsahu a vývoje nových – jedná se o osobní údaje, které získáváme, když používáte naše služby;
  • ochrana našich práv – jedná se o osobní údaje, které nám poskytnete a které získáváme, když používáte naše služby;
  • a k statistickým účelům (v této souvislosti jsou Vaše údaje obvykle agregovány tak, že nelze určit Vaši totožnost) – jedná se o osobní údaje, které získáváme, když používáte naše služby nebo navštívíte naše webové stránky.

3.3 Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat, buď na základě Vámi uděleného souhlasu, dále například také na základě našeho oprávněného zájmu, a to v rozsahu osobních údajů, které jsou k takovému splnění nezbytné. Současně je pak důvodem umožňujícím nám zpracovávat Vaše osobní údaje i bez Vašeho souhlasu plnění povinností vyplývající pro nás ze zákona. Konkrétní účely, pro které provádíme jednotlivá zpracování Vašich osobních údajů, jsou uvedeny výše.

3.4 Pokud zpracováváme Vaše osobní údaje bez Vašeho souhlasu, zpracováváme je pouze z těchto zákonných důvodů:

  • vedení seznamu členů spolku a běžné, každodenní činnosti spolku vůči jeho členům;
  • nezbytnosti plnění smlouvy, pokud se jedná o využívání našich služeb, které jste začali cíleně užívat;
  • zpracování, které je nezbytné pro účely našich oprávněných zájmů (např. ochrana našich práv, zlepšování kvality našich služeb, jejich obsahu a vývoje nových, zajištění funkčnosti a bezpečnosti Webových stránek a služeb na nich poskytovaných, včetně zajištění bezpečnosti Vašich osobních údajů, k statistickým účelům či k přímému marketingu);
  • splnění právních povinností, které pro nás vyplývají z obecně závazných právních předpisů.

Možnost a zákonnost takového zpracování vyplývá přímo z platných právních předpisů a k zpracování osobních údajů pro tyto účely nepotřebujeme Váš souhlas.

3.5 Pokud zpracováváme Vaše osobní údaje na základě Vašeho souhlasu, zpracováváme je z důvodu poskytování informací o obchodních nabídkách, činnosti našeho spolku nebo činnosti související s oborem optiky nebo optometrie. Tyto osobní údaje mohou být zpracovány po dobu platnosti Vašeho souhlasu (tím není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním), který můžete kdykoli odvolat.

4. Po jakou dobu budeme Vaše osobní údaje zpracovávat?

4.1 Vaše osobní údaje budeme zpracovávat pouze po dobu Vašeho členství ve spolku nebo po dobu nezbytně nutnou dobu potřebnou k účelům jejich zpracování. Průběžně prověřujeme, zda nadále trvá potřeba zpracovávat určité osobní údaje potřebné pro určitý účel a pokud zjistíme, že již nejsou potřebné pro žádný z účelů, pro který byly zpracovávány, Vaše osobní údaje zlikvidujeme či anonymizujeme. Základní lhůty pro zpracování osobních údajů jsou uvedeny níže.

4.2 Vaše osobní údaje potřebné pro využívání našich služeb budeme zpracovávat po dobu nezbytnou k výkonu práv a povinností mezi Vámi a SČOO k uplatňování nároků z těchto smluvních vztahů (tj. po dobu 24 měsíců po ukončení smluvního vztahu mezi námi). Vaše osobní údaje zpracovávané na základě Vašeho souhlasu budou zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu mezi námi a dále 12 měsíců poté nebo do doby, dokud jej neodvoláte.

4.3 Následně jsou obvykle ukládány po přiměřenou dobu pouze základní identifikační údaje, údaje o udělení/odvolání souhlasu a údaj o tom, z jakého důvodu byla registrace ukončena.

5. Jak vaše osobní údaje zabezpečujeme a komu dalšímu mohou být Vaše osobní údaje předány?

5.1 Vaše osobní údaje jsou u nás v bezpečí, kdy ochrana Vašich dat je naší prioritou a Vaše osobní údaje shromažďujeme a uchováváme v zabezpečené databázi, kde jsou chráněny v maximální možné míře pomocí dostupných moderních technologií. Berete rovněž na vědomí, že SČOO vynaloží maximální úsilí, aby nedošlo k neoprávněnému zpracování Vašich osobních údajů, nicméně SČOO nenese odpovědnost za případné neoprávněné zásahy třetích osob, v jejichž důsledku tyto osoby neoprávněně získají přístup k Vašim osobním údajům a/nebo k Vašemu profilu a/nebo k příslušné databázi SČOO, a tyto údaje neoprávněně použijí, využijí, zneužijí nebo je zpřístupní třetím osobám. V této souvislosti Vás nicméně ubezpečujeme, že pravidelně kontrolujeme, zda náš systém neobsahuje slabá místa a nebyl vystaven útoku a používáme taková bezpečností opatření, aby, pokud možno, nedošlo k neoprávněnému přístupu k Vašim osobním údajům, a která s ohledem na aktuální stav technologií poskytují dostatečné zabezpečení a tato opatření rovněž pravidelně aktualizujeme.

5.2 Vaše osobní údaje jsou zpřístupněny zaměstnancům SČOO a dalším spolupracovníkům v souvislosti s plněním jejich pracovních povinností, při kterých je nutné nakládat s Vašimi osobními údaji, vždy však pouze v rozsahu, který je v příslušném případě nezbytný a za dodržení patřičných bezpečnostních opatření a standardů ochrany osobních údajů.

5.3 Vedle toho jsou Vaše osobní údaje předávány třetím osobám, jejichž odborných a specializovaných služeb využíváme při plnění našich závazků a povinností. Tyto třetí osoby si pečlivě vybíráme z těch subjektů, které jsou schopni zajistit příslušná technická a organizační opatření tak, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k Vašim osobním údajům či k jejich jinému zneužití. Třetími osobami, které mohou mít přístup k Vašim osobním údajům, jsou, podle služby, kterou využíváte:

  • osoby, které pro nás zajišťují technický provoz určité služby či provozovatelé technologií, které pro naše služby využíváme;
  • osoby, které pro nás zajišťují podpůrné technické či serverové služby mj. za účelem dostatečného zabezpečení a integrity Webových stránek a poskytovaných služeb;
  • osoby, kterým poskytujeme údaje za účelem analýzy návštěvnosti Webových stránek;
  • osoby, které pro nás zajišťují technický provoz určité služby či provozovatelé technologií, které pro naše služby využíváme.

Těmito třetími subjekty mohou být společnosti se sídlem, jak na území České republiky, tak i se sídlem v členském státě EU, případně i se sídlem v třetí zemi, tj. mimo EU (např. poskytovatelé cloudových služeb), přičemž k předání a zpracování osobních údajů v zemích mimo území Evropské unie, dochází vždy v souladu s platnou legislativou.

5.4 Vaše osobní údaje nebudou dále předávány žádným dalším osobám s výjimkou případů, kdy, za určitých přesně definovaných podmínek, jsme povinni Vaše osobní údaje předat na základě platných právních předpisů (např. Policii ČR, příslušných orgánům státní správy, soudům apod.).

Mohu nějak zjistit, jaké osobní údaje o mé osobě máte? Mohu zkontrolovat jejich správnost? Mohu odvolat souhlas s jejich zpracováním?

Ano, stačí, když se na nás obrátíte například prostřednictvím emailu na scoo@scoo.cz.

6. Kdo jsou zpracovatelé Vašich osobních údajů?

6.1
– Google Ireland Ltd (cookies, analytika – více viz níže následující body 6.2 – 6.3)

– EXPO DATA spol s r.o. (zpracovává osobní údaje jméno a příjmení, adresu členů spolku za účelem rozesílání tištěných odborných periodik);

– Veletrhy Brno, a.s. (zpracovávají osobní údaje jméno, příjmení, emailová adresa členů spolku za účelem rozesílání informací k veletrhu OPTA);

– DUE – daně, účetnictví, s.r.o. (zpracovává jméno a příjmení členů spolku, za účelem zaúčtování členských příspěvků při vedení účetnictví SČOO).

6.2 Využívaní a zásady používání souborů cookie: Uživatel dává SČOO používáním internetových stránek souhlas se zpracováváním tzv. “cookies”, čímž usnadňuje poskytování služeb informační společnosti, v souladu s ustanovením Směrnice 95/46/ES o účelu “cookies” či podobných nástrojů. Je zajištěno, aby uživatelům byly známy informace, které se ukládají do koncového zařízení, jež používají.

Uživatelé mají možnost odmítnout, aby “cookies” nebo podobné nástroje byly ukládány do jejich koncových zařízení, např. tím, že spustí ve svém prohlížeči funkcionalitu anonymního prohlížení nebo neudělí souhlas na pop-up liště.

6.3 Zásady a podmínky pro použití cookies

Co je to soubor cookie?

Soubory “cookies“ jsou malé textové soubory, které se ukládají do Vašeho koncového zařízení či jeho paměti. Tyto soubory našemu webu umožňují zaznamenat informace o Vaší návštěvě, nastavení Vašeho prohlížeče, jazyk, který preferujete a další informace. Vaše příští návštěva našich stránek tak může být mnohem rychlejší a více odpovídající Vašim zájmům. Bez souborů cookies by procházení našeho webu bylo mnohem složitější. Tyto soubory nám mimo jiné pomáhají přizpůsobit naše webové stránky právě Vašim potřebám a využívat službu Google Analytics. Obecné informace o souborech cookie naleznete např. zde (https://cs.wikipedia.org/wiki/HTTP_cookie).

Používání cookie souborů nutně neznamená, že nám poskytujete Vaše osobní údaje, avšak v případě, kdy nám své osobní údaje poskytnete (např. z důvodu, abychom Vám mohli dodat objednané výrobky), může dojít k propojení Vašich osobních údajů s informacemi obsaženými v souborech cookies, ovšem pouze za účelem zkvalitnění naší nabídky, která tak bude více odpovídat Vašim individuálním zájmům či potřebám. Vaše osobní údaje samozřejmě chráníme za použití těch nejmodernějších technologií a dalším osobám či firmám je sdělujeme pouze v nezbytně nutném rozsahu. V některých případech nám ale poskytnutí Vašich osobních údajů může ukládat zákon.

Mohu ukládání souborů cookies do mého zařízení nějak zabránit?

Ano, stačí, když neudělíte souhlas na pop-up liště.

Také si můžete před návštěvou našich stránek ve svém prohlížeči spustit funkci anonymního prohlížení. Používání souborů cookie lze nastavit pomocí Vašeho internetového prohlížeče. Většina prohlížečů soubory cookie automaticky přijímá již ve výchozím nastavení. Soubory cookie lze pomocí Vašeho webového prohlížeče odmítnout nebo nastavit užívání jen některých souborů cookie. V takovém případě je ale možné, že se Vám některé části našich stránek nebudou zobrazovat správně, jejich prohlížení pro Vás bude složitější.

Jaké soubory cookie používáme:

Soubory cookie používané na našich stránkách lze z hlediska jejich trvanlivosti rozdělit na dva základní typy. Krátkodobé tzv. „session cookie“ které jsou pouze dočasné a zůstávají uloženy ve Vašem prohlížeči pouze do té doby, než prohlížeč zavřete, a dlouhodobě tzv. „persistent cookie“, které zůstávají uloženy ve Vašem zařízení mnohem déle nebo dokud je ručně neodstraníte (doba ponechání souborů cookie ve vašem zařízení závisí na nastavení samotné cookie a nastavení vašeho prohlížeče).

Náš spolek užívá pouze následující cookies:

  1. Nutné cookies – Nutné cookies jsou nezbytné, aby naše webové stránky mohly fungovat, proto je nelze z Vaší strany zakázat.
  2. Statistické cookies – Statistické cookies nám pomáhají, abychom porozuměli, jak návštěvníci používají naše webové stránky. Anonymně sbírají a sdělují informace.

Více ZDE.

7. Jaká máte práva ve vztahu k Vašim osobním údajům?

 7.1 Velmi si vážíme Vaší důvěry a klademe rovněž nemalý důraz na práva, která máte ve vztahu k námi prováděnému zpracování Vašich osobních údajů. Pokud budeme mít pochybnosti o Vaší totožnosti, můžeme Vás nejprve požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení Vaší totožnosti, než přistoupíme k řešení Vaší žádosti týkající se výkonu některého z Vašich práv.

7.2 Mezi tato Vaše práva patří zejména:

  • právo na přístup k osobním údajům;
  • právo na opravu osobních údajů;
  • právo na výmaz osobních údajů;
  • právo na omezení zpracování osobních údajů;
  • právo na přenositelnost osobních údajů;
  • právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů;
  • právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů;
  • právo podat stížnost proti zpracování osobních údajů.

7.3 Abyste lépe pochopili význam a obsah jednotlivých práv, podáváme Vám níže jejich bližší vysvětlení:

Právo na přístup k osobním údajům znamená, že máte právo od nás kdykoliv na základě žádosti získat potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou námi zpracovávány a pokud tomu tak je, pak zejména, za jakými účely, komu jsou zpřístupněny, jak dlouho budou námi zpracovávány, zda máte právo na opravu, výmaz, omezení zpracování či právo vznést námitku, odkud jsme osobní údaje získali, pokud nejsou získány od Vás, zda dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování a v případě, že nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob i kopii osobních údajů.

Právo na opravu osobních údajů znamená, že máte právo na opravu či doplnění Vašich osobních údajů, pokud jsou nepřesné či neúplné.

Právo na výmaz osobních údajů („právo být zapomenut“) znamená, že máte právo, abychom

Vaše osobní údaje vymazali, zejména pokud i) již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny či zpracovány, ii) osobní údaje byly zpracovány protiprávně, nebo iii) nám to ukládá zákonná povinnost.

Právo na omezení zpracování osobních údajů znamená, že máte právo na to, abychom omezili zpracování Vašich osobních údajů do té doby, než budou vyřešeny jakékoliv případné sporné otázky týkající se zpracování Vašich osobních údajů (např. po dobu ověření přesnosti Vašich osobních údajů či pokud zpracování Vašich osobních údajů je protiprávní, ale namísto jejich výmazu budete požadovat pouze omezení jejich použití apod.).

Právo na přenositelnost osobních údajů znamená, že na základě souhlasu poskytnete Vaše osobní údaje a jejich zpracování se provádí automatizovaně, máte právo od nás získat takové údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Bude-li to technicky proveditelné, lze údaje předat i Vámi určenému správci, bude-li řádně určena osoba jednající za příslušného správce a bude možné ji autorizovat.

Právo vznést námitku znamená, že máte právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, které SČOO zpracovává na základě svého oprávněného zájmu.

Právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů znamená, že máte právo tam, kde je zpracování osobních údajů založeno na Vašem souhlasu, tento svůj souhlas odvolat, a to na kontaktech uvedených níže.

Další informace týkající se Vašich práv a podmínek k nim se vztahujících obsahují právní předpisy na poli ochrany osobních údajů (včetně nařízení EU č. 2016/679).

 

8. Jak nás můžete kontaktovat?

8.1 Pokud budete chtít něco v Zásadách vysvětlit, případně budete chtít s něčím v tomto ohledu poradit, nebo budete chtít uplatnit některé z Vašich práv, můžete se na nás kdykoliv obrátit prostřednictvím emailu scoo@scoo.cz.

Vyhrazujeme si právo tyto Zásady kdykoliv měnit, přičemž datum poslední změny těchto Zásad vždy uvedeme. Novou verzi Zásad oznámíme na webových stránkách, případně jiným vhodným způsobem tak, abyste se s aktuálním zněním Zásad mohli bez nepřiměřených potíží seznámit.

Tyto Zásady jsou účinné od 1.1.2021.